Gesetzliche Vorgaben

E-Mail-Archivierung ist Pflicht!

Seit 2014 ist die Langzeitarchivierung von digitalen Geschäftsbriefen durch die GoBD zur Pflicht geworden. Zwar wurde vom Gesetzgeber eine Umstellungsfrist gewährt, jedoch ist diese bereits am 01. Januar 2017 abgelaufen.

Die Nichteinhaltung der Archivierungspflicht kann bei einer Prüfung durch das Finanzamt hohe Strafgelder verursachen. Als steuerlich relevante Dokumente gelten unter anderem Angebote, Rechnungen oder Handelsbriefe, die per E-Mail versendet oder empfangen wurden. Dabei reicht es nicht mehr aus, die Rechnung ausgedruckt in Papierform zu archivieren.

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Bei den Daten und Dokumenten ist – wie bei den Informationen in Papierbelegen – auf deren Inhalt und auf deren Funktion abzustellen, nicht auf deren Bezeichnung. So sind beispielsweise E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig” (GoBD, Rz. 121).

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Allerdings verfügen bisher nur wenige Unternehmen über eine rechtssichere Lösung zur Archivierung Ihrer E-Mail-Korrespondenz. Wir haben dafür eine entsprechende Lösung entwickelt – NeoxHive.

Unternehmen, die die gesetzlichen Anforderungen nicht umsetzen, müssen bei Prüfungen durch das Finanzamt mit hohen Strafen rechnen. Bei Nichteinhaltung von umsatzsteuerlichen Archivierungspflichten können Bußgelder von bis zu 5000 Euro drohen. Dies kann sogar als Steuerhinterziehung geltend gemacht werden.

§ 257 HGB Abs. 1:

Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:

1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen,

2. die empfangenen Handelsbriefe,

3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,

4. Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege).

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Vermeiden Sie hohe Strafen!

Die wichtigsten Regelungen zur Archivierung steuerlich relevanter Dokumente sind in den §§ 238, 257 HGB und § 147 AO zu finden, die unter anderem besagen, dass Geschäftsunterlagen in Form von E-Mails für 6 bis 10 Jahre digital archiviert werden müssen. Diese E-Mails müssen, wie alle elektronisch erzeugten Dokumente inklusive ihrer Anhänge, während der gesamten Aufbewahrungsdauer revisionssicher sein, das heißt sie müssen unter anderem verfügbar, vollständig, manipulationssicher und maschinell auswertbar vorliegen.

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§ 257 HGB Abs. 4:

Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren.’

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